Preisspiegel erstellen: Angebote Position für Position vergleichen und richtig werten

Was ein Preisspiegel ist

Ein Preisspiegel stellt die Angebote mehrerer Bieter auf Grundlage desselben Leistungsverzeichnisses nebeneinander: Zeile für Zeile die Positionen, Spalte für Spalte die Bieter. Er ist die Grundlage, um Angebote zu prüfen, zu werten und den Auftrag zu vergeben. Nach HOAI gehört das Aufstellen eines Preisspiegels nach Einzelpositionen oder Teilleistungen zur Leistungsphase 7 (Anlage 10.1 HOAI).

Der Angebotsvergleich geht weiter: Er prüft neben den Preisen auch Leistungsumfang, Ausschlüsse, Bedingungen und Nebenangebote. Wie das mit KI geht, zeigt der Anwendungsfall Angebote vergleichen.

Vorlage: diese Spalten braucht ein Preisspiegel

• Aus dem LV: Ordnungszahl, Kurztext, Menge und Einheit.
• Je Bieter: Einheitspreis und Gesamtpreis.
• Je Position: niedrigster Einheitspreis, Mittelwert und die Abweichung jedes Bieters vom Mittelwert in Prozent.
• Je Titel und am Ende: die Summen je Bieter, dazu Nachlässe und Nebenangebote in eigenen Zeilen.
• Bemerkungen: fehlende Preise, Rechenfehler, Vorbehalte und offene Rückfragen.

Eine weitere Spalte gehört Ihrem eigenen Ansatz, der Kostenberechnung oder dem vom Planer bepreisten LV. Mit ihm sind die Ausschreibungsergebnisse nach HOAI in Leistungsphase 7 ohnehin zu vergleichen.

Beispiel: drei Angebote für die Mauerarbeiten

Drei Bieter haben den Titel Mauerarbeiten aus dem Muster unseres Ratgebers zum Leistungsverzeichnis angeboten. Die Einheitspreise in Euro, netto:

• 01.02.0010 Außenwand Hochlochziegel, 312,00 m²: A 96,00 · B 94,50 · C 94,00
• 01.02.0020 Innenwand KS 24 cm, 186,00 m²: A 78,00 · B 75,00 · C 76,00
• 01.02.0030 Innenwand KS 11,5 cm, 94,00 m²: A 52,00 · B kein Preis · C 50,00
• 01.02.0040 Sturz, 18 Stk: A 85,00 · B 80,00 · C 84,00

Die Angebotssummen: A 50.878,00 €, B 44.874,00 €, C 50.276,00 €. B liegt scheinbar 5.402 € unter C. Der Preisspiegel zeigt, warum das nicht stimmt:

• Rechenfehler bei C: In Position 0010 steht ein Gesamtpreis von 29.928,00 €. 312,00 m² mal 94,00 € ergeben aber 29.328,00 €. Es gilt der Einheitspreis (§ 16c Abs. 2 VOB/A), die Summe von C sinkt auf 49.676,00 €.
• Fehlender Preis bei B: Für Position 0030 hat B keinen Preis angegeben. Setzt man dort den höchsten Wettbewerbspreis an, die 52,00 € von A, kommt B auf 49.762,00 € und liegt 86 € hinter C.
• Ergebnis: C ist das günstigste vollständige Angebot. Nach VOB/A wäre B sogar auszuschließen: Fehlende Preise werden nicht nachgefordert, und die Ausnahme für unwesentliche Positionen greift nur, wenn sich die Wertungsreihenfolge auch mit dem höchsten Wettbewerbspreis nicht ändert (§ 16a Abs. 2 VOB/A). Hier ändert sie sich.

Im reinen Summenvergleich läge B vorn, und Position 0030 käme später als Nachtrag dazu.

Was ein Preisspiegel aufdeckt

• Rechenfehler: Passt der Gesamtpreis einer Position nicht zu Menge mal Einheitspreis, gilt der Einheitspreis (§ 16c Abs. 2 VOB/A). Auch das BVergG 2018 verlangt zu prüfen, ob ein Angebot rechnerisch richtig ist (§ 135 Abs. 2).
• Fehlende Preise: In der Vergabe nach VOB/A führen sie in der Regel zum Ausschluss (§ 16a Abs. 2 VOB/A).
• Geänderte Vergabeunterlagen: Hat ein Bieter Texte, Mengen oder Einheiten verändert, fällt das im Preisspiegel auf, weil die Zeile nicht mehr passt. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig, solche Angebote sind auszuschließen (§ 13 Abs. 1 Nr. 5 und § 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A).
• Ungewöhnlich niedrige oder hohe Preise: Auf ein Angebot mit unangemessen hohem oder niedrigem Preis darf der Zuschlag nicht erteilt werden. Erscheint ein Preis unangemessen niedrig, verlangt der Auftraggeber Aufklärung (§ 16d Abs. 1 VOB/A). In Österreich muss er nachfragen und gegebenenfalls vertieft prüfen, unter anderem bei zu hohen oder zu niedrigen Einheitspreisen in wesentlichen Positionen (§ 137 Abs. 2 BVergG 2018).
• Verschobene Preise: ein Cent in der einen Position, der Aufschlag versteckt in einer anderen. Angebote mit einer solchen Mischkalkulation sind grundsätzlich auszuschließen (BGH, Beschluss vom 18.05.2004, X ZB 7/04). Teuer wird sie vor allem, wenn sich Mengen später ändern.
• Nachlässe, Skonti und Nebenangebote: Unbedingte Nachlässe werden nur gewertet, wenn sie an der vom Auftraggeber bezeichneten Stelle stehen, unaufgefordert angebotene Skonti gar nicht (§ 16d Abs. 4 VOB/A). Nebenangebote werden gewertet, es sei denn, der Auftraggeber hat sie nicht zugelassen (§ 16d Abs. 3 VOB/A).

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, bestimmt nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 16d Abs. 1 Nr. 4 VOB/A). Der Preisspiegel liefert dafür die Zahlen.

Preisspiegel in der AVA oder in Excel

In der AVA-Software entsteht der Preisspiegel fast von selbst, wenn alle Bieter digital anbieten: Sie erhalten das LV als GAEB-Datei X83 und geben ihre Preise als X84 zurück, die Software liest die Dateien ein und stellt sie nebeneinander. In der Praxis kommen viele Angebote aber als PDF oder als eigene Excel-Liste, vor allem von Nachunternehmern. Dann heißt es abtippen. Für den Preisspiegel in Excel sind das die wichtigsten Formeln:

• Gesamtpreis: Menge mal Einheitspreis, für jeden Bieter selbst gerechnet und nicht aus dem Angebot übernommen. So fallen Rechenfehler auf.
• Minimum und Mittelwert: MIN und MITTELWERT über die Einheitspreise einer Zeile. Leere Zellen zählen dabei nicht mit.
• Abweichung: Einheitspreis durch Mittelwert minus 1, als Prozent formatiert. Eine bedingte Formatierung markiert Ausreißer, etwa ab 30 % über oder unter dem Mittel.
• Fehlende Preise: ANZAHLLEEREN über die Preisspalte jedes Bieters.

Preisspiegel mit dem KI-Agenten von Tenderhub

Bei drei Bietern und 400 Positionen sind 1.200 Einheitspreise abzutippen, zuzuordnen und zu prüfen, und jeder Bieter gliedert sein Angebot ein wenig anders. Diese Arbeit übernimmt der KI-Agent in Tenderhub:

• Angebote einlesen: PDF- und Excel-Angebote, zusammen mit Ihrem Referenz-LV.
• Positionen zuordnen: Gleiche und ähnliche Leistungen landen in derselben Zeile, auch wenn ein Bieter anders gegliedert oder benannt hat. Unsichere Zuordnungen markiert der Agent zur Prüfung.
• Abweichungen zeigen: fehlende Positionen, geänderte Mengen, abweichende Einheiten, Alternativen, textliche Einschränkungen und auffällige Ausreißer.
• Als Excel: Der Preisspiegel kommt als strukturierte Tabelle für Vergabe, Rückfragen und Kalkulation.

Prüfung und Vergabeentscheidung bleiben bei Ihrem Team. Ihre Unterlagen liegen in Rechenzentren in der EU, getrennt von anderen Unternehmen, und werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Alles zum Ablauf: Preisspiegel für Ausschreibungen mit Tenderhub.

Häufige Fragen

Was ist ein Preisspiegel?

Eine Tabelle, die die Angebote mehrerer Bieter Position für Position nebeneinanderstellt, mit Einheitspreisen, Gesamtpreisen und Summen. Er ist die Grundlage für Prüfung, Wertung und Vergabe.

Wie erstellt man einen Preisspiegel?

Alle Angebote den Positionen des Referenz-LV zuordnen, je Bieter Einheits- und Gesamtpreise eintragen, die Gesamtpreise nachrechnen, je Position Minimum und Mittelwert bilden und Abweichungen markieren. In der AVA geht das über GAEB-Dateien, in Excel von Hand, mit Tenderhub direkt aus den PDF- und Excel-Angeboten.

Was ist der Unterschied zwischen Preisspiegel und Angebotsvergleich?

Der Preisspiegel vergleicht die Preise je Position. Der Angebotsvergleich bewertet das ganze Angebot, mit Leistungsumfang, Ausschlüssen, Bedingungen und Nebenangeboten. Der Preisspiegel ist sein wichtigster Teil.

Gibt es eine Vorlage für einen Preisspiegel in Excel?

Die Spalten oben sind die Vorlage: Ordnungszahl, Kurztext, Menge und Einheit aus dem LV, je Bieter Einheits- und Gesamtpreis, dazu Minimum, Mittelwert und Abweichung. Wichtig ist, die Gesamtpreise selbst zu rechnen, statt sie aus den Angeboten zu übernehmen.

Zählt der Einheitspreis oder der Gesamtpreis?

Nach VOB/A der Einheitspreis: Passt der Gesamtpreis einer Position nicht zu Menge mal Einheitspreis, ist der Einheitspreis maßgebend (§ 16c Abs. 2 VOB/A). Bei einer Vergabe für eine Pauschalsumme gilt dagegen die Pauschalsumme.

Wer erstellt den Preisspiegel?

Für den Bauherrn meist der Planer, nach HOAI in Leistungsphase 7. Im Bauunternehmen die Kalkulation oder der Einkauf, wenn Angebote von Nachunternehmern zu vergleichen sind.

Ausschreibung und Vergabe

Weitere Ratgeber:

• Leistungsverzeichnis erstellen: Aufbau, Muster, Regeln und GAEB-Datei
• Lücken im Leistungsverzeichnis finden, bevor sie die Kalkulation kosten
• KI-gestützte Ausschreibungsanalyse: Risiken, Kriterien und Fristen

Alle Anwendungsfälle im Überblick: Tenderhub in Kalkulation und Vergabe.